Secure Send Lohnzettel und HR Dokumente

Für Firmen, die SAP, ORACLE, QUICKLOHN, AGENDA-SOFTWARE, LEXWARE oder QUICKLOHN (oder andere Softwarearten zur Gehaltsabrechnung) benutzen, bieten wir die Möglichkeit, diese mit unserer Plattform zu verbinden. Unsere Secured Send Software erlaubt es unseren Kunden, verschlüsselte Dokumente wie Lohnzettel, Rentenübersichten oder jährliche Berichte hochzuladen und diese mit Ihren Mitarbeitern zu teilen. Mit dieser Lösung können Sie von unserem mit der Datenschutz-Grundverordnung konformen Workflow und der einfachen Implementierung profitieren.

So funktioniert es:

  1. Lohnzettel entwerfen
  2. Daten auf Übersichtsseite übertragen
  3. Einzigartige Identifikationsnummer
  4. Tool, Secured Send Desktop muss dazu in der Lage sein, 433 Verbindung zum End Point Server zu erlauben, TLS 1.3 oder höher

Secure Send User Guide

Wie Sie ePayslips auf unserem Portal verarbeiten

  1. Das Secure-Send System wir durch den Start der Anwendung “Secure-Send Monitor”, die auf dem Desktop zu finden ist, gestartet.
  2. Auf der linken Seite der Überwachungsanwendung werden Sie einen oder mehrere Ordner sehen. Wenn sich dort mehrere Ordner befinden, dann hat der Ordner zur Verarbeitung von Gehaltsabrechnungen den Namen „Secure-Send (payslips)“ oder ähnlich – der Begriff „Payslips“ oder „pay“ wird Teil des Namens sein.
  3. Klicken Sie auf + sign neben dem entsprechenden Ordnereintrag und klicken Sie dann auf „Outbound“.
  4. Sie werden in der „Outbound“-Ansicht eine Zusammenfassung von Gehaltsabrechnungen sehen, die für den Versand bereit sind. Wenn es das erste Mal ist, dass Sie diese Software benutzen, dann werden Sie keine zu bearbeitenden Gehaltsabrechnungen sehen. 
  5. Um Gehaltsabrechnungen hinzuzufügen, müssen Sie ein PDF-Dokument im Outbound-Ordner platzieren. Klicken Sie auf den „Gehe zu Ordner“ Button (unten rechts). Eine Orderansicht wird geöffnet (wie unten gezeigt). Gehaltsabrechnungen sollten vom Gehaltssystem als PDF gespeichert und in einem dieser Outbound-Ordner platziert werden. Bitte beachten Sie, dass auch ein Shortcut-Ordner namens „Secure-Send Ordner“ auf dem Desktop erscheint. Dieser bietet eine alternative und praktische Methode, Gehaltsabrechnungen direkt von Ihrem Gehaltssystem im Outbound-Ordner zu speichern. Bitte stellen Sie sicher, dass Gehaltsabrechnungen im Outbound-Ordner gespeichert werden. *Gehaltsabrechnungen müssen in dem Format sein, das zuvor beschlossen und getestet wurde. Bitte teilen Sie es uns mit, wenn Sie eine andere Art von Gehaltsabrechnungen verarbeiten möchten.
  6. Nachdem Sie Dateien im Outbound-Ordner platziert haben, sollten Sie auf das „Ordner scannen“ Symbol im Secure-Send Monitorprogramm (oben links) klicken. Der Monitor wird jede der Gehaltsabrechnungsdateien scannen und erkennen, wie viele Gehaltsabrechnungen verarbeitet werden müssen und jeden der Empfänger identifizieren. Im untenstehenden Beispiel können Sie sehen, dass 1 Gehaltsabrechnung verarbeitet werden muss. Der Empfänger wird über dessen NI-Nummer (oder andere einmalige Identifizierer wie die Lohnlistennummer oder die E-Mail-Adresse) identifiziert. Die Software liest auch andere Informationen von jeder Gehaltsabrechnung, inklusive Abrechnungsdatum, Steuerzeitraum und wichtige Zahlungsinformationen (z.B. Netto- und Bruttogehalt).
  7. Der Button Ordnerzusammenfassung an der unteren Seite des Fensters zeigt Ihnen die Gesamtnummer der Gehaltsabrechnungen, die hochgeladen werden. Sie werden auch einen Alarm sehen, wenn es Duplikate gibt (mehr als 1 Gehaltsabrechnung für den Account eines einzigen Angestellten) oder falls Empfänger nicht identifizierbar sind, z.B. falls die Sozialversicherungsnummer auf der Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters fehlt.
  8. Um Gehaltsabrechnungen zu versenden klicken Sie auf das Symbol „Zustimmen und senden“ und bestätigen Sie dann, dass Sie die Dokumente senden möchten. Bevor Sie zustimmen, stellen Sie bitte sicher, dass keines der PDF-Dokumente geöffnet ist. Die Secure-Send Software wird eine Verbindung zum SSLPost Server herstellen und die Gehaltsabrechnungen (und die damit zusammenhängenden Gehaltsinformationen) sicher übermitteln.
  9. Wenn diese Aktion erfolgreich war, dann erhalten Sie eine Bestätigung, dass alle Dokumente erfolgreich geladen wurden.
  10. Die Gehaltsabrechnungen wurden vom Portal akzeptiert und werden in jedem der einzelnen Accounts der Mitarbeiter erscheinen. Mitarbeiter können den Anweisungen zur Registrierung und zur Anmeldung im Portal folgen, um Online-Zugang zu ihren Gehaltsabrechnungen zu erhalten.