Untersuchungen1 zeigen, dass für 71% aller jüngeren Mitarbeiter die technologischen Möglichkeiten eines digitalen Arbeitsplatzes und die Innovationen, die von der Firma angeboten werden, eine Rolle spielen, wenn sie einen Arbeitgeber wählen. Kluge Arbeitgeber sind sich dessen bewusst und bieten den Mitarbeitern moderne Werkzeuge wie eine App, um ihre Gehaltsabrechnungen und Jahresabrechnungen einzusehen, Veränderungen bekanntzugeben oder um Urlaub zu beantragen.
Was sind die Vorteile von digitalen Gehaltsabrechnungen?
Eine digitale Gehaltsabrechnung spart für Ihre Organisation Zeit, Aufwand und Kosten. Sie müssen schließlich die Gehaltsabrechnung nicht mehr drucken, in einen Briefumschlag stecken, diesen frankieren und mit der traditionellen Post verschicken. Das Porto allein kostet circa 25 Euro pro Mitarbeiter pro Jahr, wobei die Bearbeitungskosten durch die Personalabteilung noch nicht einmal einberechnet sind.
Wenn Sie Ihre CO2-Bilanz verringern möchten, dann sollten Sie die folgende Tatsache bedenken: Eine digitale Gehaltsabrechnung wird nicht ausgedruckt. Das Ändern alter Gewohnheiten mag für Ihre Organisation und Mitarbeiter eine Herausforderung sein, aber das Wissen, dass es gut für die Umwelt ist, kann es zu einer weniger bedrohlichen Idee machen, Ihre Mitarbeiter zu bitten, auf Gehaltsabrechnungen aus Papier zu verzichten. Ganz zu schweigen davon, dass es unsere Bäume und unsere Artenvielfalt schützt!
Wie funktioniert es? Eine digitale Gehaltsabrechnung wird in Ihrer Gehaltsabrechnungssoftware erstellt und unsere Secure Send Software platziert diese im persönlichen Portal Ihres Mitarbeiters. Dann erhält der Mitarbeiter eine Benachrichtigungs-E-Mail, dass die Gehaltsabrechnung verfügbar ist. In einigen Systemen wird die Gehaltsabrechnung als Anhang in einer E-Mail versandt, aber dies wird aus Sicherheitsgründen nicht bevorzugt. E-Mails sind eine vollkommen unsichere Methode, um datenschutzrelevante Daten weiterzugeben, da sie keinen Schutz bieten. Als Mindestanforderung müssen alle Dokumente verschlüsselt sein, wenn sie gesendet und gespeichert werden. Die Gehaltsabrechnung digital verfügbar zu machen bedeutet auch, dass sie sofort für Ihre Mitarbeiter verfügbar ist und diese nicht zwei Tage auf deren Eingang mit der Post warten müssen.
Ein Mitarbeiter hat von jedem Gerät Zugang zu seiner digitalen Gehaltsabrechnung. Und da sie digital gespeichert ist, ist sie immer verfügbar und kann nicht verloren gehen. Als Resultat sind Mitarbeiter zufriedener und haben mehr Kontrolle, während Sie vollständig konform arbeiten und dabei auch noch Geld sparen.
Dies trifft auch auf die Jahresabrechnungen sowie auf alle anderen Dokumente zu, die Sie an Ihre Mitarbeitern weitergeben möchten.
Seit dem 1. Juli 2010 ist das niederländische Bürgerliche Gesetzbuch so angepasst, dass der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern die Gehaltsabrechnungen digital statt in Papierform anbieten kann. Es gibt hierfür jedoch zwei Regeln:
Ein Mitarbeiter muss dem Empfang einer digitalen Gehaltsabrechnung ausdrücklich zustimmen. Dies kann mit einer E-Mail geschehen, in der Sie um Erlaubnis bitten, bevor Sie damit beginnen, digitale Gehaltsabrechnungen zur Verfügung zu stellen, oder indem Sie bei der Registrierung auf dem Portal die Möglichkeit bieten, zwischen digitaler und postalischer Zustellung zu wählen.
*diese Änderung ist für jedes Land unterschiedlich
**Sie können darüber nachdenken, einen persönlichen digitalen (verschlüsselten) Tresor anzubieten, in dem ein Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin Zugang zu seiner/ihrer Gehaltsabrechnung und Jahresabrechnung hat, nachdem er/sie die Firma verlassen hat.
Um die Datenschutz-Grundverordnung (Mai-2018) einzuhalten, wird empfohlen, die Gehaltsabrechnungen nicht als Anhang zu versenden. Dritte Parteien können diese Gelegenheit nutzen, um Ihre E-Mail zu hacken und die Gehaltsabrechnung einzusehen. Es ist besser, den Mitarbeiter/die Mitarbeiterin mit einer (verschlüsselten) E-Mail darüber zu benachrichtigen, dass seine/ihre Gehaltsabrechnung in seiner/ihrer digitalen Personalakte auf dem Portal verfügbar ist.
1. Mitarbeiter sind optimistisch bezüglich der erwarteten Fortschritte durch die Nutzung digitaler Technologien, wobei 71% die Teamvorteile von Innovation, 69% Agilität und 68% Produktivität identifizieren. Quelle: Accenture Strategy “ Being digital Embrace the future of work and your people will embrace it with you”
1 Accenture (2017) Technology for people • Accenture (2017) Harnessing revolution, creating the future workforce